¿Estadísticas? ...¿Para qué?

Carecer de datos de los hechos dentro y fuera de la empresa, impide decidir sobre bases racionales y adoptar medidas preventivas y correctivas a tiempo para evitar daños, en muchos casos irreparables. Casi todos lamentan que la medición sea crítica para el éxito y que la mayoría de los directivos no tengan habilidades cuantitativas adecuadas.

Las empresas que no use datos e información ni afronten debidamente las  nuevas exigencias de la sociedad de la información, no sólo perderán capacidad competitiva, sino que quedarán fuera de competencia ante los continuos cambios del entorno, poniendo en riesgo su continuidad. Para negociar, tomar decisiones, corregir problemas, aumentar la productividad, fijar precios, mejorar el mantenimiento y la disponibilidad de las máquinas e instalaciones, mejorar la concesión y cobranza de los créditos, se requiere  contar con datos estadísticos convertidos en información mediante técnicas estadísticas.

Toda decisión, análisis o presupuesto, quedará en el aire si no se cuenta con datos estadísticos suficientes y fiables. No sólo a nivel empresa, sino también a nivel país, los que más han avanzado son aquellos que hicieron de las estadísticas una herramienta fundamental. Sin estadísticas una empresa carece de capacidad para conocer qué actividades o productos le generan utilidades, y cuáles no. No contar con datos ni interpretarlos correctamente es como andar en la oscuridad.

Ante los siguientes interrogantes:¿qué clientes le generan los mayores beneficios? ¿qué zonas o regiones son las que generan mayores ventas en valor monetario y volúmenes? ¿cuáles son las reparaciones que más se han realizado en el último mes? ¿qué reparaciones han generado mayores egresos? ¿cuál es la capacidad de los diferentes procesos en materia de costos y calidad? ¿cuál es el nivel de permanencia de clientes? ¿cuál es el nivel de satisfacción de los clientes?; si dirige una clínica, ¿cuáles son las enfermedades que más se reportan?, si posee un restaurante, ¿cuáles son los platos más solicitados en un mes?, si dirige un hotel, ¿cuál es el tiempo promedio de estadía?, ¿la cantidad de clientes por zona o región?, ¿la cantidad de tiempo por región y su relación con el tiempo de estadía?. Estas son unas cuantas preguntas de las cuales no se podrán responder o generar información confiable, sino se cuenta con datos. Sino cuenta con las  respuestas, ¿cómo tomar alguna decisión? Es decir: ¿sabe realmente qué está ocurriendo en su organización?

Las estadísticas sirven para gestionar y mejorar procesos y actividades tales como: el control de calidad, el nivel de averías y sus frecuencias, Los niveles de productividad de distintos procesos, actividades y productos, los costos correspondientes a distintos tipos de conceptos y actividades, la gestión de créditos, cobranzas y la morosidad, los niveles de satisfacción de los clientes, los tipos de accidentes y sus frecuencias, ventas por clientes, vendedores, zonas y productos, predicciones de ventas por zonas, productos, servicios o sucursales, predicción de ventas por canales de comercialización, representación porcentual de distintos problemas y sus efectos económicos en la organización, productos más demandados a nivel global, por zona y por canal de comercialización, porcentajes de actividades generadoras de valor agregado para los clientes finales, de valor agregado para la empresa y carentes de valor agregado, tiempos promedios, máximos y mínimos de reparaciones por tipo de averías, cálculos de costes y en especial para el costeo basado en actividades, estadística del personal (directivos y empleados), etc.

¿Entonces por qué se usa tan poco la estadística y las estadísticas? en parte por una cuestión cultural de parte de los empresarios, pero en mayor medida por la falta de preparación de los profesionales, en materia estadística, sobre todo de aquellos que asesoran la gestión de las empresas. No hay duda que se debe concientizar, para luego pasar a capacitar. Realizar un diagnóstico para saber qué datos necesita la organización, ya que a partir de allí se diseñarán las aplicaciones informáticas más apropiados a las actividades, los procesos y requerimientos específicos de cada área en la empresa. Es cierto que la intuición nunca dejará de perder importancia, pero tener el respaldo de datos confiables permitirá adoptar decisiones sobre una base más apropiada.

Las estadísticas, acompañadas de poderosas herramientas informáticas, permiten a los directivos, asesores y personal, contar con la suficiente información para mejorar, a partir de ella, los procesos de la empresa, tomar mejores decisiones comerciales, mejorar la seguridad y hacer un uso mucho más productivo y provechoso de los recursos. Las estadísticas son fundamentales tanto para la administración en general y específica como las finanzas, las operaciones, las ventas, el marketing, las cobranzas, la logística y la gestión de personal, entre otras áreas y actividades de la empresa.

Hagámosle caso a Balmes, quien dice: “El olvido de una sola circunstancia nos puede llevar al error”