Margen de Error

Artículo de Richard Webb, publicado en El Comercio el 24.09.2017

Hice una apuesta con el presidente. Él estimó que la población del Perú llega a 32 millones; yo que apenas somos 30 millones. La apuesta se dio durante una exposición ante el Consejo de Ministros acerca del censo nacional que se realizará el próximo 22 de octubre.

Tramposamente, me aproveché de información que aún no es de dominio público. Habiendo transcurrido casi diez años desde el último censo, nadie sabe a ciencia cierta el tamaño exacto de la población, pero los expertos saben que se vive una desaceleración, consecuencia de una reducción en la natalidad. La familia peruana promedio ya no consiste en cinco sino en tres y medio personas pero el efecto de esa tendencia no se ha incorporado aún en las estimaciones de población publicadas. En Internet, por ejemplo, hay afirmaciones oficiales recientes que respaldan la apuesta del presidente, y señalan una población del orden de 32 millones.

Hace dos o tres décadas, el dato poblacional era interesante pero poco relevante en la vida nacional. Hoy, gracias a las nuevas tecnologías de procesamiento digital los datos están en el centro de la conducción, tanto del Estado como de los negocios. Los medios se llenan de números, los censos y las encuestas se multiplican, y no sorprende entonces que el censo motive una larga discusión por parte del Gabinete. Hoy, los planes y presupuestos de cada sector del Gobierno se formulan y se aprueban en base a diversas estadísticas que, en su mayoría, son provistas por el INEI, y que en gran parte se sustentan en los datos del censo.

Ese nuevo apetito por los datos nos obliga a una reflexión acerca de su calidad, en especial acerca del famoso “margen de error”. Este término aparece cada vez que se publican encuestas, creando una impresión de exactitud. Pero es engañoso porque induce a pensar que el pequeño error técnico que dicen medir es el único posible error. Sin embargo, las encuestas pueden contener una variedad de errores no sospechados por el lector, derivados de un inadecuado diseño del cuestionario o de un trabajo de campo imperfecto. La posibilidad del error no se limita a las encuestas sino que abarca todo tipo de estadística, y la guerra para minimizarlo es una parte central del oficio de los expertos estadísticos.

Un resultado del esfuerzo continuo de perfeccionamiento es que la exactitud de cada dato no se logra de inmediato sino gradualmente, según se va obteniendo información adicional que permite afinar las estimaciones originales. De allí la incómoda necesidad de publicar continuas revisiones de los números, práctica común de los INEI de la mayoría de los países. Estados Unidos, por ejemplo, publica revisiones anuales de sus cifras del PBI de años anteriores, sorprendiendo al público que debe reacomodar sus explicaciones teóricas y políticas.

La nueva importancia de la estadística plantea un reto de gobernanza. Cada día es más necesaria la calidad y la autonomía de los proveedores de datos. El público debe comprender las limitaciones técnicas de ese oficio y respetar la honestidad de los técnicos, así como respeta a los meteorólogos que predicen la ruta de un huracán, aunque sabemos que también pueden equivocarse y deben estar continuamente revisando sus proyecciones.

¿Vas a sustentar tu tesis?

La sustentación de la tesis, también conocida como exposición o presentación, se usa, por lo general, para dar a conocer los resultados de la tesis o investigación y así obtener el título profesional o grado académico.

Es una reunión formal y pública ante un jurado de especialistas, quienes dictaminarán sobre la calidad de la investigación, la cual consiste en la presentación resumida del proceso de investigación realizado.

El propósito de sustentar ante el público y especialistas (jurado de tesis) es que se muestre lo bien que se ha realizado la investigación y qué tanto el tesista domina el tema investigado. No basta con revisar el informe de tesis, los jurados necesitan conocer al autor, escuchar sus argumentos, sus competencias persuasivas, su manejo profesional y autocontrol.

El proceso de sustentación tiene tres etapas: presentación de la investigación; estación de preguntas y observaciones; y deliberación del jurado

Presentación de la investigación

En esta etapa el tesista expone el proceso y los principales resultados de la investigación. Se tiene un tiempo estimado entre 25 y 30 minutos. Se puede emplear medios audiovisuales, fichas, papelógrafos, videos u otros recursos.

Estación de preguntas y observaciones

En esta etapa, cada uno de los especialistas preguntará e interrogará acerca de diversos aspectos, tanto metodológicos como temáticos presentados en la investigación. Toma entre 20 y 40 minutos.

Deliberación del Jurado

Después de la estación de preguntas y observaciones. Los jurados, sin la presencia del tesista, deliberan en secreto y deciden la calificación que darán a la investigación sustentada. Luego de la deliberación, informan del resultado del veredicto al tesista y al público asistente. Hay cinco niveles de resultados:

• Desaprobado por insuficiencia.
• Aprobado por mayoría.
• Aprobado por unanimidad.
• Aprobado por unanimidad con mención de sobresaliente.
• Aprobado por unanimidad con mención de excelencia y recomendación para su publicación.

Preparación antes de la sustentación

Para que la sustentación sea exitosa, es necesario cumplir una serie de requisitos. Lo ideal sería que el tesista sea la persona que más domina el tema en esta reunión, pero no solo se trata de ser un especialista en el tema, es necesario estar preparado y respetar algunos aspectos formales y de protocolo.

Si el tesista ha realizado su tesis de investigación siguiendo los pasos necesarios que corresponden al nivel de investigación y ha trabajado con la asesoría adecuada de profesores especialistas, entonces tiene una buena investigación. Pero, una cosa es el informe de investigación que se tiene impreso y otra muy distinta es la sustentación de la investigación.

En la sustentación de la investigación no solo se evalúa la calidad de la tesis, sino también la calidad del tesista o profesional que la sustenta. Hay casos, en la cual trabajos excepcionales y brillantes han sido opacados por las limitadas competencias expositivas de sus autores.

Por eso recomendamos tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Preparar la exposición con esmero y dedicación.
• Evitar algún tipo de improvisaciones.
• Elaborar fichas de las partes principales.
• Ensayar el tiempo promedio que durará la exposición.
• Ensayar respuestas a posibles preguntas del Jurado.

Hay que prepararse, esa es la clave para una buena sustentación.

¿Dónde están los datos?

Cuando se lleva a cabo una investigación,  luego de definir el problema y las variables que explican o describen los hechos que van a ser  medidos y evaluados, es necesario ir pensando en los datos, ya que de nada servirá determinar el problema, los objetivos y las variables, si luego nos enteramos que es difícil obtener los datos, tanto a nivel primario como secundario.

En algunos casos por la naturaleza del problema y de la investigación sólo será posible utilizar datos secundarios, es decir datos que se encuentran en documentos o en base de datos, elaboradas a partir de fuentes primarias, y que en la mayoría de los casos corresponden a  datos estadísticos de información permanente que se genera en las diferentes instituciones del estado; por ejemplo: las defunciones, enfermedades, las microempresas creadas mensualmente, flujo turístico por tipo de hotel, casos o expedientes  judiciales resueltos, número de edificios en construcción, número de viviendas construidas por distrito, número de sentenciados, alumnos matriculados por tipo de escuela, comportamiento del dólar, producción por sector, etc. La lista puede ser interminable. ¿Pero dónde están esos datos?

El gran productor, de la mayoría de estos datos es el INEI, que se encarga de acopiar, organizar y difundir  en forma oficial las estadísticas nacionales, pero también están todos los Ministerios que en gran medida cuentan con datos e información sectorial respectiva y están dispuestos en bases de datos, archivos en formatos Excel, SPSS, DBF, SQL, PDF o TXT, a las cuales se puede acceder directamente o realizar algunas transformaciones, para ser utilizados según el interés particular. Incluso en algunos casos se brinda datos en serie de tiempo es decir el comportamiento de una variable a través de los días, meses o años.

Detrás de estos datos hay recursos  dispuestos: equipos, oficinas, sistemas, papelería y útiles de oficina y sobre todo personas (administrativos, de apoyo y especialistas) y en algunos casos hay estadísticos; estos datos son el producto de una serie de esfuerzos, que ameritan ser utilizados, lo cual implicaría, analizarlos, exprimirlos y torturarlos a fin de encontrar explicaciones más sustanciales a la situación que se estudia.

El no darle uso a los datos, se pierde recursos y  oportunidades de no encontrar la solución a problemas cotidianos, y a prever situaciones en este mundo tan complejo y cada vez más insalvable. Sin embargo muchas de las soluciones esta en los propios datos que genera el problema, que luego de un análisis multidisciplinario se puede construir salidas inteligentes, económicas y de beneficio común, usando herramientas tecnológicas, estadística y decisión.

Empecemos tratando bien a los datos es la materia prima de la estadística, hay que hacer que hablen. Evitemos caer en la infoxicación.

¿Estadísticas? ...¿Para qué?

Carecer de datos de los hechos dentro y fuera de la empresa, impide decidir sobre bases racionales y adoptar medidas preventivas y correctivas a tiempo para evitar daños, en muchos casos irreparables. Casi todos lamentan que la medición sea crítica para el éxito y que la mayoría de los directivos no tengan habilidades cuantitativas adecuadas.

Las empresas que no use datos e información ni afronten debidamente las  nuevas exigencias de la sociedad de la información, no sólo perderán capacidad competitiva, sino que quedarán fuera de competencia ante los continuos cambios del entorno, poniendo en riesgo su continuidad. Para negociar, tomar decisiones, corregir problemas, aumentar la productividad, fijar precios, mejorar el mantenimiento y la disponibilidad de las máquinas e instalaciones, mejorar la concesión y cobranza de los créditos, se requiere  contar con datos estadísticos convertidos en información mediante técnicas estadísticas.

Toda decisión, análisis o presupuesto, quedará en el aire si no se cuenta con datos estadísticos suficientes y fiables. No sólo a nivel empresa, sino también a nivel país, los que más han avanzado son aquellos que hicieron de las estadísticas una herramienta fundamental. Sin estadísticas una empresa carece de capacidad para conocer qué actividades o productos le generan utilidades, y cuáles no. No contar con datos ni interpretarlos correctamente es como andar en la oscuridad.

Ante los siguientes interrogantes:¿qué clientes le generan los mayores beneficios? ¿qué zonas o regiones son las que generan mayores ventas en valor monetario y volúmenes? ¿cuáles son las reparaciones que más se han realizado en el último mes? ¿qué reparaciones han generado mayores egresos? ¿cuál es la capacidad de los diferentes procesos en materia de costos y calidad? ¿cuál es el nivel de permanencia de clientes? ¿cuál es el nivel de satisfacción de los clientes?; si dirige una clínica, ¿cuáles son las enfermedades que más se reportan?, si posee un restaurante, ¿cuáles son los platos más solicitados en un mes?, si dirige un hotel, ¿cuál es el tiempo promedio de estadía?, ¿la cantidad de clientes por zona o región?, ¿la cantidad de tiempo por región y su relación con el tiempo de estadía?. Estas son unas cuantas preguntas de las cuales no se podrán responder o generar información confiable, sino se cuenta con datos. Sino cuenta con las  respuestas, ¿cómo tomar alguna decisión? Es decir: ¿sabe realmente qué está ocurriendo en su organización?

Las estadísticas sirven para gestionar y mejorar procesos y actividades tales como: el control de calidad, el nivel de averías y sus frecuencias, Los niveles de productividad de distintos procesos, actividades y productos, los costos correspondientes a distintos tipos de conceptos y actividades, la gestión de créditos, cobranzas y la morosidad, los niveles de satisfacción de los clientes, los tipos de accidentes y sus frecuencias, ventas por clientes, vendedores, zonas y productos, predicciones de ventas por zonas, productos, servicios o sucursales, predicción de ventas por canales de comercialización, representación porcentual de distintos problemas y sus efectos económicos en la organización, productos más demandados a nivel global, por zona y por canal de comercialización, porcentajes de actividades generadoras de valor agregado para los clientes finales, de valor agregado para la empresa y carentes de valor agregado, tiempos promedios, máximos y mínimos de reparaciones por tipo de averías, cálculos de costes y en especial para el costeo basado en actividades, estadística del personal (directivos y empleados), etc.

¿Entonces por qué se usa tan poco la estadística y las estadísticas? en parte por una cuestión cultural de parte de los empresarios, pero en mayor medida por la falta de preparación de los profesionales, en materia estadística, sobre todo de aquellos que asesoran la gestión de las empresas. No hay duda que se debe concientizar, para luego pasar a capacitar. Realizar un diagnóstico para saber qué datos necesita la organización, ya que a partir de allí se diseñarán las aplicaciones informáticas más apropiados a las actividades, los procesos y requerimientos específicos de cada área en la empresa. Es cierto que la intuición nunca dejará de perder importancia, pero tener el respaldo de datos confiables permitirá adoptar decisiones sobre una base más apropiada.

Las estadísticas, acompañadas de poderosas herramientas informáticas, permiten a los directivos, asesores y personal, contar con la suficiente información para mejorar, a partir de ella, los procesos de la empresa, tomar mejores decisiones comerciales, mejorar la seguridad y hacer un uso mucho más productivo y provechoso de los recursos. Las estadísticas son fundamentales tanto para la administración en general y específica como las finanzas, las operaciones, las ventas, el marketing, las cobranzas, la logística y la gestión de personal, entre otras áreas y actividades de la empresa.

Hagámosle caso a Balmes, quien dice: “El olvido de una sola circunstancia nos puede llevar al error”