Carecer de datos de los hechos dentro y fuera de la empresa, impide decidir sobre bases racionales y adoptar medidas preventivas y correctivas a tiempo para evitar daños, en muchos casos irreparables. Casi todos lamentan que la medición sea crítica para el éxito y que la mayoría de los directivos no tengan habilidades cuantitativas adecuadas.
Las empresas que no use datos e información ni afronten debidamente las nuevas exigencias de la sociedad de la
información, no sólo perderán capacidad competitiva, sino que quedarán fuera de
competencia ante los continuos cambios del entorno, poniendo en riesgo su
continuidad. Para negociar, tomar decisiones, corregir problemas, aumentar la
productividad, fijar precios, mejorar el mantenimiento y la disponibilidad de
las máquinas e instalaciones, mejorar la concesión y cobranza de los créditos,
se requiere contar con datos
estadísticos convertidos en información mediante técnicas estadísticas.
Toda decisión, análisis o presupuesto, quedará en el aire si no se
cuenta con datos estadísticos suficientes y fiables. No sólo a nivel empresa,
sino también a nivel país, los que más han avanzado son aquellos que hicieron
de las estadísticas una herramienta fundamental. Sin estadísticas una empresa
carece de capacidad para conocer qué actividades o productos le generan
utilidades, y cuáles no. No contar con datos ni interpretarlos correctamente es
como andar en la oscuridad.
Ante los siguientes interrogantes:¿qué clientes le generan los mayores
beneficios? ¿qué zonas o regiones son las que generan mayores ventas en valor
monetario y volúmenes? ¿cuáles son las reparaciones que más se han realizado en
el último mes? ¿qué reparaciones han generado mayores egresos? ¿cuál es la
capacidad de los diferentes procesos en materia de costos y calidad? ¿cuál es
el nivel de permanencia de clientes? ¿cuál es el nivel de satisfacción de los clientes?;
si dirige una clínica, ¿cuáles son las enfermedades que más se reportan?, si
posee un restaurante, ¿cuáles son los platos más solicitados en un mes?, si
dirige un hotel, ¿cuál es el tiempo promedio de estadía?, ¿la cantidad de
clientes por zona o región?, ¿la cantidad de tiempo por región y su relación
con el tiempo de estadía?. Estas son unas cuantas preguntas de las cuales no se
podrán responder o generar información confiable, sino se cuenta con datos. Sino
cuenta con las respuestas, ¿cómo tomar
alguna decisión? Es decir: ¿sabe realmente qué está ocurriendo en su
organización?
Las estadísticas sirven para gestionar y mejorar procesos y actividades
tales como: el control de calidad, el nivel de averías y sus frecuencias, Los
niveles de productividad de distintos procesos, actividades y productos, los
costos correspondientes a distintos tipos de conceptos y actividades, la
gestión de créditos, cobranzas y la morosidad, los niveles de satisfacción de
los clientes, los tipos de accidentes y sus frecuencias, ventas por clientes,
vendedores, zonas y productos, predicciones de ventas por zonas, productos,
servicios o sucursales, predicción de ventas por canales de comercialización, representación
porcentual de distintos problemas y sus efectos económicos en la organización, productos
más demandados a nivel global, por zona y por canal de comercialización, porcentajes
de actividades generadoras de valor agregado para los clientes finales, de
valor agregado para la empresa y carentes de valor agregado, tiempos promedios,
máximos y mínimos de reparaciones por tipo de averías, cálculos de costes y en
especial para el costeo basado en actividades, estadística del personal (directivos
y empleados), etc.
¿Entonces por qué se usa tan poco la
estadística y las estadísticas? en parte por una cuestión cultural de parte de los empresarios, pero en
mayor medida por la falta de preparación de los profesionales, en materia
estadística, sobre todo de aquellos que asesoran la gestión de las empresas. No
hay duda que se debe concientizar, para luego pasar a capacitar. Realizar un
diagnóstico para saber qué datos necesita la organización, ya que a partir de
allí se diseñarán las aplicaciones informáticas más apropiados a las
actividades, los procesos y requerimientos específicos de cada área en la empresa.
Es cierto que la intuición nunca dejará de perder importancia, pero tener el
respaldo de datos confiables permitirá adoptar decisiones sobre una base más
apropiada.
Las estadísticas, acompañadas de poderosas herramientas informáticas,
permiten a los directivos, asesores y personal, contar con la suficiente
información para mejorar, a partir de ella, los procesos de la empresa, tomar
mejores decisiones comerciales, mejorar la seguridad y hacer un uso mucho más
productivo y provechoso de los recursos. Las estadísticas son fundamentales
tanto para la administración en general y específica como las finanzas, las operaciones,
las ventas, el marketing, las cobranzas, la logística y la gestión de personal,
entre otras áreas y actividades de la empresa.
Hagámosle caso a Balmes, quien dice: “El olvido de una sola circunstancia
nos puede llevar al error”
